Klachtenprocedure

Body Mind in Flow probeert klachten te voorkomen, mochten er ondanks dat toch klachten ontstaan, dan probeert Body Mind in Flow deze klachten op te lossen. Elke klacht wordt serieus genomen en onderzocht. Het doel van klachtonderzoek is het herstel van vertrouwen tussen Body Mind in Flow en haar cliënt(en) en het benoemen van leermomenten voor de organisatie.

Wij streven naar een optimale kwaliteit en professionaliteit, het correct en tijdig afhandelen van eventuele klachten speelt hierin een belangrijke rol.
Indien u klachten heeft, dan horen we dat graag zo spoedig mogelijk. Op deze wijze kunnen we deze ongewenste situatie snel oplossen.

Alle klachten behandelen wij op dezelfde manier:

Het indienen van een klacht
Ingezonden klachten zullen te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld.
In eerste instantie dient u uw klacht mondeling in bij de betreffende therapeut, trainer of opleider.
Dien uw klacht zo spoedig mogelijk per brief of per e-mail in.
De klacht dient duidelijk omschreven te worden met een heldere onderbouwing van uw standpunt en kan nooit anoniem ingediend worden. Na ontvangst wordt een klachtdossier geformeerd.
De klacht dient de volgende gegevens te bevatten: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, datum en tijdstip van de gebeurtenis, over wie en/of wat u ontevreden bent en het doel van uw klacht.

Brief aan: Body Mind in Flow
Op het volgende e-mailadres: bodymindinflow@hotmail.com

Hoe wordt mijn klacht opgelost?

De afdeling Support registreert de klacht en zorgt ervoor dat uw klacht bij de verantwoordelijke persoon terecht komt.
U ontvangt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging met betrekking tot de klacht.
In eerste instantie zal getracht worden uw klacht door bemiddeling op te lossen.
Indien de klacht niet door bemiddeling kan worden opgelost dan zal een onderzoek naar de klacht plaatsvinden met gebruikmaking van hoor- en wederhoor. Hierna wordt een beslissing genomen over de klacht.
Alle klachten handelen wij vervolgens binnen vier weken af. Als er langere tijd nodig is om onderzoek te doen, stellen wij u binnen de eerder aangegeven termijn van vier weken op de hoogte waarbij reden van uitstel wordt toegelicht. Tevens geven wij u dan een indicatie wanneer wij u uitsluitsel geven.
Alle klachten registreren wij voor minimaal 1 jaar.
Indien u zich niet kunt vinden in het antwoord of de wijze waarop uw klacht is behandeld, dan kunt u contact opnemen met de klachtenfunctionaris van zzp'er in de zorg. Via deze instantie is Body Mind in Flow aangesloten en vormt daarmee de basis voor de eisen van de wkkgz en wtza. U kunt een klacht indienen via het online klachtenformulier, dat hier te vinden is:
https://www.zzp-erindezorg.nl/klacht.
U kunt zelf een klacht indienen. Uw vertegenwoordiger kan dat ook namens u doen.
De klacht wordt ontvangen door de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris wordt er alleen bij betrokken indien u dat wenst. De klachtenfunctionaris is ook bereikbaar via e-mail: klachtenfunctionaris@zzp-erindezorg.nl

Niet in behandeling nemen van een klacht

Body Mind in Flow hoeft de klacht niet te behandelen als deze gaat over een gebeurtenis die langer dan zes maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
Body Mind in Flow hoeft de klacht niet in behandeling te nemen als deze handelt over een gebeurtenis die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie is voorgelegd.
Als de klacht niet in behandeling wordt genomen dan ontvangt u hierover uiterlijk binnen vier weken schriftelijk bericht.

Nederlands recht
Het Nederlands recht is op deze regeling van toepassing.
Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 28 juli 2023, alle binnen Body Mind in Flow geldende regelingen betreffende de behandeling van klachten worden tegelijkertijd ingetrokken.

Zoetermeer, 1 september 2023
Noa, Body Mind in Flow